Hướng dẫn bắt đầu

1.1 Tạo cửa hàng và tài khoản chủ

Bạn cho chúng tôi tên cửa hàng, số điện thoại và địa chỉ. Chúng tôi tạo cho bạn một địa chỉ riêng dạng tencuahang.opticshop.online và một tài khoản chủ quyền cao nhất. Bạn nhận thông tin đăng nhập qua email.

• Địa chỉ riêng nghĩa là dữ liệu cửa hàng bạn nằm trong vùng tách biệt, cửa hàng khác không đọc được.
• Đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu.

1.2 Điền thông tin cửa hàng

Tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại, logo. Những thông tin này in ra trên phiếu và toa khám, nên điền đúng ngay từ đầu sẽ đỡ phải in lại.

• Nếu bạn có phòng khám khúc xạ với tên riêng khác tên cửa hàng, khai báo cả hai — toa khám sẽ dùng tên phòng khám.
• Logo nên là ảnh nền trong, chiều ngang khoảng 400px.

1.3 Cấp tài khoản cho nhân viên

Gói của bạn bao gồm 4 tài khoản. Cách chia thường dùng: 1 tài khoản chủ, 1 quản lý, 2 nhân viên bán hàng hoặc khúc xạ viên.

• Nhân viên ở vai trò thấp chỉ thấy đơn do chính mình tạo, và không thấy giá vốn hay báo cáo lãi lỗ.
• Cấp đúng vai trò từ đầu quan trọng hơn là cấp nhanh — đổi vai trò về sau thì dữ liệu cũ vẫn theo quyền cũ.

1.4 Nhập vài mã hàng bán chạy nhất

Đừng nhập cả kho hôm nay. Chọn khoảng 10 tới 20 mã bạn bán nhiều nhất — vài mẫu gọng, vài loại tròng thông dụng — để có thể tạo đơn thật ngay.

• Giá vốn nên nhập theo số tiền thực trả trên hoá đơn, đã gồm thuế, vì cửa hàng không hoàn được thuế đầu vào.
• Phần còn lại của kho nhập dần trong 10 ngày, có chúng tôi hướng dẫn.

1.5 Tạo một đơn thật, từ đầu tới cuối

Lấy một khách thật đang tới cửa hàng. Nhập số đo khúc xạ, chọn gọng và tròng, ghi tạm ứng, in phiếu. Đây là bài kiểm tra duy nhất có ý nghĩa: nếu đơn này chạy được thì phần mềm đã dùng được.

• Nhập đủ SPH, CYL, Axis, ADD và PD cho cả hai mắt — đây là phần sau này dựng được biểu đồ tiến triển độ.
• Nếu tròng phải đặt hàng, ghi rõ ngày hẹn để theo dõi.

2.1 Nhập hết danh mục gọng và tròng

Đây là phần mất thời gian nhất và cũng là phần chúng tôi hướng dẫn kỹ nhất. Bạn tự nhập, chúng tôi chỉ cách làm cho nhanh và kiểm lại giúp bạn. Hỗ trợ trong 10 ngày đầu qua Zalo 0397466160.

• Nhập theo nhóm: xong hết gọng rồi mới sang tròng, đỡ nhầm.
• Có danh mục tròng dùng chung sẵn trong hệ thống, nhiều loại thông dụng không phải nhập tay.
• Đặt mã hàng theo quy tắc bạn đang dùng ngoài cửa hàng, đừng đổi sang quy tắc mới cùng lúc với đổi phần mềm.

2.2 Khai báo nhà cung cấp

Khai báo các nhà cung cấp gọng và tròng bạn đang lấy hàng. Cần cho việc theo dõi công nợ phải trả và biết mã nào lấy của ai.

2.3 Đưa danh sách khách cũ vào

Khách cũ có thể nhập dần: mỗi lần khách quay lại thì nhập luôn hồ sơ của họ. Cách này không mất một buổi ngồi nhập và dữ liệu nhập vào luôn là dữ liệu đang dùng.

• Nếu bạn có sổ khám cũ và muốn dựng biểu đồ tiến triển độ, hãy nhập các lần đo cũ theo đúng ngày — biểu đồ cần ít nhất hai mốc thời gian mới có ý nghĩa.

2.4 Cho nhân viên dùng thật

Từ ngày thứ hai, mọi đơn mới đều tạo trên phần mềm, không song song với sổ. Chạy song song vừa mất công đôi vừa khiến không ai tin số nào là đúng.

• Giữ cuốn sổ cũ để tra cứu, nhưng không ghi thêm vào đó.
• Cuối mỗi ngày, đối chiếu tổng tiền trong phần mềm với tiền thực thu. Lệch thì tìm ngay hôm đó, đừng để dồn.

3.1 Xem báo cáo lãi lỗ tháng đầu

Cuối tháng đầu tiên, mở báo cáo và đọc kỹ. Đây thường là lần đầu chủ cửa hàng thấy chính xác mã nào lãi, mã nào chỉ chiếm chỗ trong tủ.

• Báo cáo chỉ đúng bằng độ đúng của giá vốn bạn đã nhập. Nếu số trông lạ, kiểm giá vốn trước khi kết luận.

3.2 Đối chiếu tồn kho thực tế

Kiểm đếm thực tế một lần và điều chỉnh cho khớp. Từ mốc này trở đi, tồn kho trong phần mềm là con số đáng tin.

3.3 Kiểm công nợ

Rà lại các đơn còn nợ và các khoản phải trả nhà cung cấp. Đây là chỗ dễ thất thoát nhất khi còn ghi sổ.

3.4 Xuất tờ khai S1A

Nếu bạn thuộc diện phải khai, phần mềm xuất được mẫu S1A từ dữ liệu đã có. Kiểm lại một lượt trước khi nộp.

3.5 Bật SMS nếu cần

Tin nhắn chăm sóc khách tính riêng, không nằm trong gói. Nếu muốn dùng, nói với chúng tôi để bật. Bạn tự soạn nội dung và chọn nhóm khách.